Analytics for procuration and purchase orders

Préambule

Cet article, rédigé par PIT Business, a pour unique intention de partager l’expérience d’un projet réalisé par notre équipe.
Si vous voyez à travers ce texte des points communs à votre situation ou celle d’une connaissance, si des projets, remarques ou questions vous viennent à l’esprit, n’hésitez pas à prendre contact avec nous. On se fera un plaisir d’échanger ensemble sur ces sujets passionnants.

Le contexte

Le projet a été réalisé pour l’équipe « Finances » d’une grande entreprise pharmaceutique.

Le département « Finances », en particulier le domaine du « Sourcing », est chargé de gérer tous les aspects du flux financier de la procuration d’une certaine ressource jusqu’à son paiement. Cela implique la gestion d’un catalogue de vendeurs préférés, le suivi du volume et de la valeur des transactions en cours, le suivi des factures à payer, dans ce processus « Source-to-Pay » .

De plus, les responsables de ce département sont chargés de prévenir toute fraude potentielle. C’est pour cela que certaines bonnes pratiques sur la ségrégation des rôles – un seul utilisateur ne pouvant pas prendre plusieurs rôles distincts – sont mis en place.

La problématique

En début de projet, la « Finance data foundation » était composée d’un set de datamarts concernant certains faits et dimensions relatifs à la finance, qui n’étaient toutefois pas utilisés à des fins de reporting Source-to-Pay.

Pour le monitoring de la ségrégation des rôles, les responsables du département « Finances » ne disposaient que d’anciens dashboards Qlik View, qui étaient alimentés directement depuis le système opérationnel (SAP BW), et qui n’étaient actualisés qu’une fois par semestre par un fournisseur externe à l’organisation du client.

La logique de transformation des données était, aussi bien pour les responsables du département « Finances » que pour l’équipe IT interne, une black box dont on ne savait rien.

La demande

Le département des finances avait deux demandes bien définies :

  1. L’extension de l’ensemble des données existantes dans SAP HANA, afin de pouvoir créer des dashboards en « self-service » avec Qlik Sense.
  2. Une refonte intégrale des dashboards sur la ségrégation des rôles : redéfinition de ce qui constitue une transgression potentielle d’une règle de ségrégation, une logique de transformation des données claire et bien documentée, ainsi qu’un premier dashboard sur 16 KPIs auquel les responsables « Finances » peuvent rajouter des analyses ad-hoc en « self-service ».

La solution réalisée

La « Finance data foundation » contenant les datamarts relatifs à la finance, a été étendue avec plusieurs faits et dimensions, pour y inclure notamment les Purchase Orders, les Shopping Carts ainsi que les Payments.

En plus de fournir les descripteurs et mesures recherchés, ces nouveaux datamarts ont été structurés pour correspondre à un data modèle bien défini, qui supporte les analyses « self-service » des responsables « Finances ».

D’autre part, une analyse extensive des besoins relatifs à la ségrégation des rôles a permis de revoir toute la logique de transformation de données, et de créer une solution qui, en plus de permettre les analyses demandées dans un dashboard Qlik Sense, permet aux utilisateurs de vérifier la logique et les règles appliqués.

Conclusion

Notre client a maintenant une solution bien plus pertinente pour la gestion de ses finances, avec

  • La possibilité pour des utilisateurs non-techniques de charger des données, sans devoir les manipuler pour créer un data modèle, afin de créer les analyses en self-service;
  • Une vue claire sur un ensemble de KPIs relatifs au processus Source-to-Pay (S2P), répondant aux questions telles que :
    • Combien de nos factures sont précédées par un Purchase Order ?
    • Est-ce que notre équipe utilise bien le catalogue des vendeurs préférés ?
    • Ou se trouvent les « bottlenecks » dans l’approbation d’un achat ?
    • Est-ce que nous avons atteint notre objectif par rapport au délais de payement des factures ? Si il y a du retard dans les paiements, quelle en est la cause ?
  • Un suivi de différentes transgressions potentielles de la ségrégation des rôles (Segregation of Duties, SOD), classifiés en 16 KPIs vérifiant, entre autres
    • que le même utilisateur n’a pas créé un vendeur dans le système opérationnel, pour ensuite lui assigner une facture approuvée par l’utilisateur en question;
    • qu’un même utilisateur n’a pas approuvé aussi bien la Shopping Cart, le Purchase Order, la facture et son paiement;
    • que certaines factures bloquées ne furent pas libérées par un utilisateur n’ayant pas cette autorité.

Ce projet a été mené par David Van De Walle, Architecte, Analyste et Développeur chez PIT Business depuis octobre 2018.
Cet article a été co-rédigé par Mathieu Pignon, Fondateur & Gérant de PIT Business.
Vos questions et remarques sont les bienvenues via notre formulaire de contact, nos e-mails directs ou nos profils LinkedIn.

0 réponses

Laisser un commentaire

Participez-vous à la discussion?
N'hésitez pas à contribuer!

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.